Datenschutz­erklärung

Zuletzt aktualisiert: 11. November 2026

Diese Erklärung erläutert, wie ICM UK Ltd personenbezogene Daten verarbeitet, wenn Sie icm.works nutzen, uns kontaktieren, ein Angebot anfordern oder unsere Dienstleistungen in Anspruch nehmen.

1. Wer ist verantwortlich?

ICM UK Ltd ist für die Website und die Kontaktanfragen verantwortlich. Befugte ICM-Mitarbeitende im Vereinigten Königreich, in Belgien und in Deutschland können eine Anfrage erhalten, wenn ihre Mitwirkung erforderlich ist, um sie zu beantworten oder die angeforderte Dienstleistung zu organisieren.

Bei Fragen zum Datenschutz oder zur Ausübung Ihrer Rechte schreiben Sie an [email protected]. Sie können sich auch schriftlich an ICM UK Ltd, Unit 14, Bell Industrial Estate, 50 Cunnington Street, Chiswick, London, W4 5HB, Vereinigtes Königreich, wenden oder uns unter +44 20 8747 0900 anrufen.

2. Welche Informationen erheben wir?

• Kontaktanfragen: Ihren Namen, Ihre E-Mail-Adresse, das ausgewählte Thema und Ihre Nachricht. Angaben zu Organisation, Telefonnummer, Land und Stadt sind in den aktuellen Kontaktformularen freiwillig. Bitte geben Sie keine sensiblen personenbezogenen Informationen an, sofern diese für Ihre Anfrage nicht erforderlich sind.
• Projekte und Aufträge: Kontakt- und Rechnungsdaten, Angebote, Bestellungen, relevante Versandkontakte sowie Informationen über Objekte, ihre Materialien, ihren Zustand, ihre Geschichte und die gewünschte Behandlung.
• Newsletter-Einstellungen: ob das separate, freiwillige Newsletter-Kästchen ausgewählt wurde und zu welchem Zeitpunkt dieser Status erfasst wurde. Mit dem Absenden einer Anfrage melden Sie sich nicht automatisch für Werbung an.
• Website- und Kampagneninformationen: die Seite, über die eine Anfrage abgesendet wurde, verfügbare Kampagnenparameter sowie die erfasste Cookie-Auswahl und deren Zeitpunkt. Wenn optionales Tracking aktiviert ist, können außerdem zusätzliche Besuchsdaten und Werbereferenzen erfasst werden, wie unten erläutert.
• Technische und sicherheitsbezogene Informationen: Informationen wie IP-Adresse, Browser- und Anfragedaten, die von der Website sowie den Hosting- und Sicherheitsdiensten verwendet werden, um Seiten bereitzustellen und Missbrauch zu verhindern.

Die meisten Informationen stammen direkt von Ihnen. Für eine Behandlung oder Lieferung können relevante Angaben auch von einer Institution, einem Versanddienstleister oder einer in Ihrem Auftrag handelnden Vertretung sowie aus öffentlich zugänglichen Sammlungsverzeichnissen stammen.

3. Warum verwenden wir Ihre Informationen?

• Um Anfragen zu beantworten, Angebote zu erstellen und vorvertragliche Maßnahmen auf Ihren Wunsch durchzuführen. Grundlage hierfür sind je nach Fall die für den Abschluss eines Vertrags erforderlichen Maßnahmen oder unser berechtigtes Interesse daran, geschäftliche Kontaktanfragen zu beantworten.
• Um vereinbarte Dienstleistungen zu erbringen, Behandlungen und Lieferungen zu organisieren, Aufträge zu verwalten und über ein Projekt zu kommunizieren.
• Um Buchhaltungsunterlagen und andere gesetzlich vorgeschriebene Aufzeichnungen zu führen und erforderlichenfalls Rechtsansprüche geltend zu machen oder abzuwehren.
• Um die Website und die Formulare abzusichern, Spam zu verhindern und wiederholte Einsendungen zu begrenzen. Grundlage hierfür ist unser berechtigtes Interesse am Schutz des Dienstes und seiner Nutzerinnen und Nutzer.
• Um Newsletter zu versenden, wenn Sie dem gesondert zugestimmt haben. Sie können diese Einwilligung jederzeit widerrufen.
• Um die Nutzung der Website mit Google Analytics zu messen und zusätzliche Daten zur Herkunft Ihrer Besuche zu speichern, wenn Sie optionales Tracking aktivieren.

Die Pflichtfelder im Formular sind erforderlich, um Ihre Anfrage zu bearbeiten. Sie können uns kontaktieren, ohne optionales Tracking zu aktivieren oder das Newsletter-Kästchen auszuwählen. Im Rahmen der Bearbeitung von Anfragen werden keine ausschließlich auf automatisierter Verarbeitung beruhenden Entscheidungen über Sie getroffen, die rechtliche oder ähnlich erhebliche Auswirkungen haben.

4. Wohin werden Anfragen weitergeleitet?

Kontaktanfragen werden in der Datenbank der Website gespeichert und per E-Mail an das ICM-Team gesendet. An die von Ihnen angegebene Adresse wird eine Bestätigungs-E-Mail versendet. Der Zugriff ist für befugte Mitarbeitende und Dienstleister vorgesehen, die ihn zur Bearbeitung Ihrer Anfrage oder zur Betreuung der Website benötigen.

Zu den beteiligten Dienstleistern gehören unsere Anbieter für Website-Hosting und Wartung; Cloudflare für die Bereitstellung und Sicherheit der Website, einschließlich Turnstile; Postmark für den Versand von Transaktions-E-Mails; Microsoft für E-Mail- und geschäftliche Dokumentendienste; sowie Google für die optionale Messung mit Google Analytics. Die Kontaktformular-Integration lädt Ihre Kontaktdaten nicht automatisch als Werbe-Conversions hoch.

Relevante Projektdaten müssen gegebenenfalls auch an einen Versanddienstleister, einen Behandlungspartner, einen Berater oder eine andere Partei weitergegeben werden, wenn dies erforderlich ist, um Ihre Anweisungen auszuführen oder eine gesetzliche Verpflichtung zu erfüllen. Wir verkaufen Ihre Kontaktanfrage nicht an Werbetreibende.

5. Cookies, Browserspeicher und Ihre Auswahlmöglichkeiten

Über die Schaltfläche Cookie-Einstellungen können Sie optionales Tracking akzeptieren oder ablehnen, Ihre Auswahl ändern oder weitere Informationen lesen. Das Schließen des Cookie-Fensters erteilt keine neue Einwilligung. Die Einwilligung zum Newsletter ist eine separate Auswahl im Kontaktformular.

Notwendige Funktionen und Sicherheit

Die Website verwendet Cookies oder ähnliche Browserinformationen für Funktionen wie das Speichern Ihrer Cookie-Auswahl, Ihrer Sprache und gegebenenfalls einer Anmelde- oder Einkaufssitzung. Cloudflare und Turnstile helfen dabei, berechtigte Anfragen von automatisiertem Missbrauch zu unterscheiden. Sicherheitsprüfungen bleiben auch dann verfügbar, wenn optionales Tracking abgelehnt wird.

Der aktuelle Formularschutz begrenzt außerdem wiederholte, ansonsten gültige Einsendungen von derselben E-Mail-Adresse über die vier Sprachformulare hinweg. Der kurzlebige Zähler verwendet einen schlüsselbasierten Hashwert der E-Mail-Adresse, anstatt die Adresse darin im Klartext zu speichern, und verfällt nach zehn Minuten. Dies ändert nichts an der Aufbewahrung einer bereits abgesendeten Anfrage.

Optionales Google Analytics und zusätzliche Herkunftsdaten zu Besuchen

Google Analytics 4 wird erst geladen, nachdem Sie optionales Tracking erlaubt haben. Es erstellt Website-Statistiken anhand von Informationen über Seitenaufrufe, Browser- und Gerätemerkmale sowie verfügbare Kampagneninformationen. Die aktuelle Analytics-Konfiguration übermittelt den im Kontaktformular eingegebenen Namen, die E-Mail-Adresse, die Telefonnummer oder die Nachricht nicht absichtlich an Google Analytics.

Wenn optionales Tracking aktiviert ist, kann die Website außerdem die erste und die zuletzt erfasste Besuchsquelle, Einstiegs- und Absende-Seiten, relevante Besuchszeiten, UTM-Kampagnenfelder sowie tatsächlich vorhandene Werbeklick-Referenzen speichern. Diese Angaben können Ihrer Anfrage beigefügt werden, damit wir nachvollziehen können, wie Sie ICM gefunden haben. Sie rekonstruieren keine Besuche vor Erteilung der Einwilligung und identifizieren Sie nicht geräteübergreifend.

Wenn Sie optionales Tracking ablehnen, wird Analytics nicht geladen. Wenn Sie eine zuvor erteilte Einwilligung widerrufen, wird die aktuelle Analytics-Integration gestoppt und der einwilligungsabhängige Datensatz zur Besuchsherkunft aus dem Browserspeicher entfernt. Informationen, die bereits in einer früheren Anfrage enthalten sind, oder Statistiken, die ein Anbieter bereits erhalten hat, werden dadurch nicht automatisch gelöscht. Kontaktieren Sie uns, wenn Sie Ihre Rechte in Bezug auf diese Aufzeichnungen ausüben möchten.

Kampagnenparameter: die aktuelle UTM-Einstellung

Kampagnenparameter aus Links (UTMs) werden derzeit auch dann gespeichert, wenn optionales Tracking abgelehnt wurde oder noch keine Auswahl getroffen wurde. Hierfür wird ein separater Datensatz im Browserspeicher bis zu 90 Tage lang aufbewahrt. Er kann die zuletzt erfassten Kampagneninformationen auf eine später aufgerufene Seite oder in eine Kontaktanfrage übernehmen.

Die Felder können Kampagnenquelle, Medium, Kampagnenname, Suchbegriff, Inhalt, ID, Platzierung, Quellplattform, Anzeigenformat und Marketingtaktik umfassen, sofern diese in einem Link angegeben sind. Dieser ausschließlich auf UTMs beschränkte Datensatz speichert bei einer Ablehnung keine Werbeklick-IDs, Werbe-Cookies oder Besuchshistorie. Er aktiviert Google Analytics nicht. Sie können diesen Browserdatensatz entfernen, indem Sie die gespeicherten Daten dieser Website in Ihrem Browser löschen. Dadurch werden möglicherweise auch Ihre Cookie-Auswahl und andere Website-Einstellungen zurückgesetzt.

Speicherdauer

• Aufzeichnungen zur Cookie-Auswahl: Das aktuelle Cookie für Ihre Website-Auswahl und der zugehörige Browserdatensatz sind auf 30 Tage eingestellt.
• Zusätzliche Herkunftsdaten zu Besuchen: bis zu 90 Tage im Browserspeicher, mit früherer Entfernung bei Widerruf der Einwilligung zum optionalen Tracking.
• Ausschließlich auf UTMs beschränkter Kampagnendatensatz: bis zu 90 Tage, auch bei der oben beschriebenen aktuellen Einstellung für eine Ablehnung oder eine noch nicht getroffene Auswahl.
• Google-Analytics-Cookies: Erstanbieter-Cookies wie _ga und _ga_*. Google nennt eine standardmäßige Laufzeit von zwei Jahren; Browserbeschränkungen können diese verkürzen. Die Laufzeit von Browser-Cookies ist von der Aufbewahrungsdauer der bereits bei Google gespeicherten Informationen zu unterscheiden. Siehe Googles Informationen zu Cookies.
• Sicherheits- und Sitzungsinformationen: für den Zeitraum, der für die jeweilige Sicherheitsprüfung oder Sitzung benötigt wird. Die Aufbewahrungsfristen einzelner Anbieter und Browserbeschränkungen können abweichen. Siehe Cloudflares Datenschutzhinweise.

6. Wie lange bewahren wir andere Unterlagen auf?

Die oben genannten Speicherfristen im Browser bestimmen nicht die Aufbewahrungsdauer einer abgesendeten Anfrage. Anfragen, E-Mails und Projektunterlagen werden so lange aufbewahrt, wie es erforderlich ist, um zu antworten, die angeforderte Dienstleistung zu erbringen, Rückfragen zu bearbeiten und buchhalterische oder gesetzliche Pflichten zu erfüllen. Zu den relevanten Kriterien gehören, ob aus einer Anfrage ein Projekt entsteht, die Dauer der Geschäftsbeziehung, die geltenden gesetzlichen Anforderungen und die Notwendigkeit, eine Streitigkeit zu klären.

Die bestehende britische Richtlinie für Geschäftsunterlagen sieht sechs Jahre für digitale Projekt- und Buchhaltungsunterlagen und sieben Jahre für Papierunterlagen vor, vorbehaltlich geltender Anforderungen, bestimmte Unterlagen länger aufzubewahren. Dies sind Aufbewahrungsfristen für Geschäftsunterlagen und keine Aussage, dass alle Website-Informationen nach einer festen Frist automatisch gelöscht werden.

Newsletter-Kontaktdaten werden verwendet, solange die entsprechende Einwilligung gültig ist. Wenn Sie sich abmelden, muss die Werbung eingestellt werden. Gegebenenfalls muss ein begrenzter Nachweis der Abmeldung aufbewahrt werden, damit diese beachtet werden kann.

7. Sicherheit und internationale Verarbeitung

Wir setzen Zugriffskontrollen und Sicherheitsmaßnahmen für die Website ein, um personenbezogene Daten zu schützen. Anbieter für Website-Hosting, E-Mail, Analysen und Sicherheit können Informationen im Vereinigten Königreich, im Europäischen Wirtschaftsraum und in anderen Ländern, einschließlich der Vereinigten Staaten, verarbeiten. Die Verarbeitungsorte und Aufbewahrungsregelungen hängen vom jeweiligen Dienst ab.

Informationen zu den geltenden Regelungen für internationale Datenübermittlungen, einschließlich Angemessenheitsbeschlüssen oder vertraglichen Garantien, soweit erforderlich, können Sie über den oben genannten Datenschutzkontakt anfordern. Die in dieser Erklärung verlinkten Datenschutzhinweise der Anbieter enthalten weitere Einzelheiten zu deren Verarbeitung. Kein Internetdienst kann eine absolute Sicherheitsgarantie bieten.

8. Ihre Auswahlmöglichkeiten und Rechte

Je nach den Umständen und dem anwendbaren Datenschutzrecht können Sie Auskunft über Ihre personenbezogenen Daten, deren Berichtigung oder Löschung, die Einschränkung ihrer Verarbeitung oder eine Kopie in einem übertragbaren Format verlangen. Sie können einer Verarbeitung auf Grundlage berechtigter Interessen sowie der Direktwerbung widersprechen. Soweit die Verarbeitung auf einer Einwilligung beruht, können Sie diese widerrufen, ohne dass dies die vor dem Widerruf erfolgte Verarbeitung berührt.

Für Newsletter nutzen Sie die Abmeldemöglichkeit in einer Werbe-E-Mail oder kontaktieren Sie [email protected]. Für optionales Website-Tracking nutzen Sie die Cookie-Einstellungen. Bei Anfragen oder Projektunterlagen wenden Sie sich an dieselbe Datenschutzadresse. Wir beantworten Anträge zur Ausübung Ihrer Rechte normalerweise innerhalb eines Monats. Soweit das Gesetz eine Fristverlängerung zulässt, erläutern wir diese. Zur Bestätigung Ihrer Identität benötigen wir gegebenenfalls angemessene Informationen.

Sie können sich beim britischen Information Commissioner’s Office oder gegebenenfalls bei Ihrer örtlichen Datenschutzaufsichtsbehörde, beispielsweise der belgischen Datenschutzbehörde, beschweren. Sie müssen uns nicht zuerst kontaktieren, um Ihr Beschwerderecht auszuüben.

9. Andere Websites und Aktualisierungen

Für verlinkte externe Websites gelten deren eigene Datenschutzhinweise. Wir können diese Erklärung aktualisieren, wenn sich die Website, unsere Dienstleistungen oder die Regelungen zur Verarbeitung ändern. Das Datum am Anfang kennzeichnet diese Fassung.