Privacyverklaring

Laatst bijgewerkt: 11 november 2026

Deze verklaring legt uit hoe ICM UK Ltd persoonsgegevens verwerkt wanneer je icm.works gebruikt, contact met ons opneemt, een offerte aanvraagt of gebruikmaakt van onze diensten.

1. Wie is verantwoordelijk?

ICM UK Ltd is verantwoordelijk voor de website en de contactaanvragen. Bevoegde ICM-collega’s in het Verenigd Koninkrijk, België en Duitsland kunnen een aanvraag ontvangen wanneer hun betrokkenheid nodig is om die te beantwoorden of de gevraagde dienst te organiseren.

Voor privacyvragen of om je rechten uit te oefenen, mail je naar [email protected]. Je kunt ook schrijven naar ICM UK Ltd, Unit 14, Bell Industrial Estate, 50 Cunnington Street, Chiswick, London, W4 5HB, Verenigd Koninkrijk, of bellen naar +44 20 8747 0900.

2. Welke gegevens verzamelen we?

• Contactaanvragen: je naam, e-mailadres, het gekozen onderwerp en je bericht. Organisatie, telefoonnummer, land en stad zijn optioneel in de huidige contactformulieren. Vermeld geen gevoelige persoonsgegevens, tenzij die nodig zijn voor je aanvraag.
• Projecten en bestellingen: contact- en facturatiegegevens, offertes, bestelbonnen, relevante verzendcontacten en informatie over objecten, hun materialen, toestand, geschiedenis en de gevraagde behandeling.
• Nieuwsbriefvoorkeuren: of het afzonderlijke, optionele nieuwsbriefvakje werd aangevinkt en het tijdstip waarop die status werd vastgelegd. Een aanvraag versturen schrijft je op zich niet in voor marketing.
• Website- en campagnegegevens: de pagina waarmee je een aanvraag verstuurt, beschikbare campagneparameters, de vastgelegde cookiekeuze en het tijdstip daarvan. Wanneer optionele tracking is ingeschakeld, kunnen ook aanvullende bezoekgegevens en advertentiereferenties worden vastgelegd, zoals hieronder uitgelegd.
• Technische en beveiligingsgegevens: gegevens zoals het IP-adres, de browser en verzoekdetails die de website, hosting- en beveiligingsdiensten gebruiken om pagina’s aan te bieden en misbruik te voorkomen.

De meeste gegevens komen rechtstreeks van jou. Voor een behandeling of levering kunnen relevante gegevens ook afkomstig zijn van een instelling, vervoerder of vertegenwoordiger die namens jou handelt, of uit openbaar beschikbare collectiegegevens.

3. Waarom gebruiken we je gegevens?

• Om aanvragen te beantwoorden, offertes op te stellen en op jouw verzoek stappen te zetten voordat een overeenkomst wordt gesloten. De grondslag hiervoor is, afhankelijk van de situatie, de noodzaak om stappen te zetten voor het aangaan van een overeenkomst of ons gerechtvaardigd belang om zakelijke contactaanvragen te beantwoorden.
• Om overeengekomen diensten uit te voeren, behandelingen en leveringen te organiseren, bestellingen te beheren en over een project te communiceren.
• Om de boekhouding en andere wettelijk verplichte administratie bij te houden en waar nodig rechtsvorderingen in te stellen of ons daartegen te verdedigen.
• Om de website en formulieren te beveiligen, spam te voorkomen en herhaalde inzendingen te beperken. Dit is gebaseerd op ons gerechtvaardigd belang om de dienst en de gebruikers ervan te beschermen.
• Om nieuwsbrieven te sturen wanneer je daar afzonderlijk toestemming voor hebt gegeven. Je kunt die toestemming op elk moment intrekken.
• Om websitegebruik te meten met Google Analytics en aanvullende herkomstgegevens van bezoeken te bewaren wanneer je optionele tracking inschakelt.

De verplichte formuliervelden zijn nodig om je aanvraag te behandelen. Je kunt contact met ons opnemen zonder optionele tracking in te schakelen of het nieuwsbriefvakje aan te vinken. Bij de behandeling van aanvragen worden geen beslissingen over jou genomen die uitsluitend op geautomatiseerde verwerking zijn gebaseerd en rechtsgevolgen of vergelijkbare aanzienlijke gevolgen hebben.

4. Waar komen aanvragen terecht?

Contactaanvragen worden opgeslagen in de databank van de website en per e-mail naar het ICM-team gestuurd. Een bevestigingsmail wordt verstuurd naar het adres dat je opgeeft. Toegang is bedoeld voor bevoegde medewerkers en dienstverleners die deze nodig hebben om je aanvraag te behandelen of de website te ondersteunen.

Betrokken dienstverleners zijn onder meer onze aanbieders van websitehosting en onderhoud; Cloudflare voor de levering en beveiliging van de website, waaronder Turnstile; Postmark voor de bezorging van transactionele e-mails; Microsoft voor e-mail en zakelijke documentdiensten; en Google voor optionele metingen met Google Analytics. De contactformulierkoppeling uploadt je contactgegevens niet automatisch als advertentieconversies.

Relevante projectgegevens moeten mogelijk ook worden gedeeld met een vervoerder, behandelingspartner, adviseur of andere partij die nodig is om je instructies uit te voeren of een wettelijke verplichting na te komen. We verkopen je contactaanvraag niet aan adverteerders.

5. Cookies, browseropslag en je keuzes

Via de knop Cookie-instellingen kun je optionele tracking aanvaarden of weigeren, je keuze wijzigen of meer informatie lezen. Het sluiten van het cookievenster geeft geen nieuwe toestemming. Toestemming voor de nieuwsbrief is een afzonderlijke keuze in het contactformulier.

Noodzakelijke functies en beveiliging

De website gebruikt cookies of vergelijkbare browsergegevens voor functies zoals het onthouden van je cookiekeuze, taal en, waar van toepassing, een aanmeld- of winkelsessie. Cloudflare en Turnstile helpen legitieme verzoeken te onderscheiden van geautomatiseerd misbruik. Beveiligingscontroles blijven beschikbaar wanneer optionele tracking wordt geweigerd.

De huidige formulierbeveiliging beperkt ook herhaalde, verder geldige inzendingen vanaf hetzelfde e-mailadres over de vier taalformulieren heen. De kortstondige teller gebruikt een hash van het e-mailadres met een geheime sleutel, in plaats van het adres leesbaar in die teller op te slaan, en vervalt na tien minuten. Dit verandert niets aan de bewaartermijn van een aanvraag die al is verstuurd.

Optionele Google Analytics en aanvullende herkomstgegevens van bezoeken

Google Analytics 4 wordt pas geladen nadat je optionele tracking toestaat. Het levert websitestatistieken op basis van informatie over paginaweergaven, browser- en apparaatkenmerken en beschikbare campagnegegevens. De huidige Analytics-instelling stuurt de naam, het e-mailadres, het telefoonnummer of het bericht uit het contactformulier niet opzettelijk naar Google Analytics.

Wanneer optionele tracking is ingeschakeld, kan de website ook de eerste en laatst geregistreerde bezoekbron, landings- en inzendpagina’s, relevante bezoektijdstippen, UTM-campagnevelden en advertentieklikreferenties bewaren wanneer die daadwerkelijk aanwezig zijn. Deze gegevens kunnen aan je aanvraag worden toegevoegd om ons te helpen begrijpen hoe je ICM hebt gevonden. Ze reconstrueren geen bezoeken van voordat toestemming beschikbaar was en identificeren je niet over verschillende apparaten heen.

Als je optionele tracking weigert, wordt Analytics niet geladen. Als je een eerdere toestemming intrekt, stopt de huidige Analytics-koppeling en wordt het toestemmingsafhankelijke browserrecord met herkomstgegevens verwijderd. Dit wist niet automatisch informatie die al in een eerdere aanvraag is opgenomen of statistieken die een dienstverlener al heeft ontvangen. Neem contact met ons op als je je rechten met betrekking tot die gegevens wilt uitoefenen.

Campagneparameters: de huidige UTM-instelling

Campagneparameters uit links (UTM’s) worden momenteel ook bewaard als optionele tracking wordt geweigerd of als er nog geen keuze is gemaakt. Dit gebeurt in een afzonderlijk record in de browseropslag, dat maximaal 90 dagen wordt bewaard. Het kan de meest recente campagnegegevens meenemen naar een latere pagina of contactaanvraag.

De velden kunnen campagnebron, medium, campagnenaam, zoekterm, inhoud, ID, plaatsing, bronplatform, advertentieformaat en marketingtactiek omvatten, wanneer die in een link worden meegegeven. Dit record met uitsluitend UTM-gegevens bewaart bij een weigering geen advertentieklik-ID’s, advertentiecookies of bezoekgeschiedenis. Het activeert Google Analytics niet. Je kunt dit browserrecord verwijderen door de opgeslagen gegevens van deze website in je browser te wissen. Daardoor kunnen ook je cookiekeuze en andere websitevoorkeuren worden gereset.

Bewaartermijnen

• Registratie van de cookiekeuze: de huidige cookie voor je websitekeuze en het bijbehorende browserrecord zijn ingesteld op 30 dagen.
• Aanvullende herkomstgegevens van bezoeken: maximaal 90 dagen in de browseropslag, met eerdere verwijdering als de toestemming voor optionele tracking wordt ingetrokken.
• Campagnerecord met uitsluitend UTM-gegevens: maximaal 90 dagen, ook bij de hierboven beschreven huidige instelling voor een weigering of een nog niet gemaakte keuze.
• Google Analytics-cookies: first-party cookies zoals _ga en _ga_*. Google vermeldt een standaardlevensduur van twee jaar; browserbeperkingen kunnen die verkorten. De levensduur van browsercookies staat los van de bewaartermijn van gegevens die Google al heeft ontvangen. Zie Googles informatie over cookies.
• Beveiligings- en sessiegegevens: gedurende de periode die nodig is voor de betreffende beveiligingscontrole of sessie. De termijnen van individuele dienstverleners en browserbeperkingen kunnen verschillen. Zie Cloudflares privacyinformatie.

6. Hoe lang bewaren we andere gegevens?

De bovenstaande browsertermijnen bepalen niet de bewaartermijn van een verstuurde aanvraag. Aanvragen, e-mails en projectgegevens worden bewaard zolang dat nodig is om te antwoorden, de gevraagde dienst te leveren, vervolgvragen te behandelen en boekhoudkundige of wettelijke verplichtingen na te komen. Relevante criteria zijn onder meer of een aanvraag een project wordt, de duur van de relatie, toepasselijke wettelijke vereisten en de noodzaak om een geschil op te lossen.

Het bestaande Britse beleid voor bedrijfsadministratie voorziet in zes jaar voor digitale project- en boekhoudgegevens en zeven jaar voor papieren documenten, onder voorbehoud van toepasselijke verplichtingen om bepaalde gegevens langer te bewaren. Dit zijn bewaartermijnen voor bedrijfsadministratie, geen verklaring dat alle websitegegevens automatisch na een vaste periode worden verwijderd.

Contactgegevens voor de nieuwsbrief worden gebruikt zolang de betreffende toestemming geldig blijft. Als je je uitschrijft, moet de marketing stoppen. Een beperkt bewijs van de uitschrijving moet mogelijk worden bewaard om die keuze te kunnen respecteren.

7. Beveiliging en internationale verwerking

We gebruiken toegangscontroles en beveiligingsmaatregelen voor de website om persoonsgegevens te helpen beschermen. Aanbieders van websitehosting, e-mail, analyses en beveiliging kunnen gegevens verwerken in het Verenigd Koninkrijk, de Europese Economische Ruimte en andere landen, waaronder de Verenigde Staten. Hun verwerkingslocaties en bewaartermijnen hangen af van de dienst.

Informatie over de toepasselijke regelingen voor internationale gegevensdoorgifte, waaronder adequaatheidsbesluiten of contractuele waarborgen waar vereist, kun je opvragen via het bovenstaande privacycontact. De privacyinformatie van de dienstverleners waarnaar deze verklaring verwijst, bevat meer details over hun verwerking. Geen enkele internetdienst kan een absolute veiligheidsgarantie bieden.

8. Je keuzes en rechten

Afhankelijk van de omstandigheden en de toepasselijke privacywetgeving kun je verzoeken om inzage in je persoonsgegevens, correctie, verwijdering, beperking van de verwerking of een overdraagbare kopie. Je kunt bezwaar maken tegen verwerking op basis van gerechtvaardigde belangen en tegen direct marketing. Wanneer verwerking op toestemming berust, kun je die intrekken zonder dat dit gevolgen heeft voor de verwerking die vóór de intrekking plaatsvond.

Voor nieuwsbrieven gebruik je de uitschrijfmogelijkheid in een marketingmail of neem je contact op via [email protected]. Voor optionele websitetracking gebruik je Cookie-instellingen. Voor aanvragen of projectgegevens neem je contact met ons op via hetzelfde privacyadres. We beantwoorden verzoeken over je rechten normaal binnen één maand. Wanneer de wet een verlenging toestaat, leggen we die uit. Mogelijk hebben we evenredige aanvullende informatie nodig om je identiteit te bevestigen.

Je kunt een klacht indienen bij het Britse Information Commissioner’s Office of, waar van toepassing, je lokale gegevensbeschermingsautoriteit, zoals de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit. Je hoeft niet eerst contact met ons op te nemen om je klachtrecht uit te oefenen.

9. Andere websites en wijzigingen

Voor links naar externe websites geldt de eigen privacyinformatie van die websites. We kunnen deze verklaring bijwerken wanneer de website, diensten of verwerkingsregelingen veranderen. De datum bovenaan geeft aan om welke versie het gaat.